طراحی پورتال سازمانی

اگر در یک شرکت بزرگ کار میکنید حتما با اسم پورتال یا پورتال سازمانی برخورد داشته اید. پورتال یک واسطه است که مجوعه ای از خدمات را درون خود جای داده است که کاربران بتوانند از سیستم مورد نظر خود در یک فضا استفاده کنند. به عنوان مثال اگر یک شرکت بزرگ را تصور کنیم که دارای پورتال است؛ کارکنان از طریق آن به قسمت حقوق و دستمزد متصل میشوند یا مدیران به وسیله آن گزارشات مدیریتی و سایر فعالیت های مربوط به خود را بررسی میکنند.

پورتال سازمانی بسیار برای سازمان ها و شرکت ها پر کاربرد است و به خدمات آنان نظم و انسجام میبخشد. آن ها هم به عنوان یک وبسایت داخلی هستند هم به عنوان یک وبسایت خارجی؛ به این معنا که علاوه بر یکسری محتوای داخلی برای کارکنان داخل شرکت که دارا هستند، یک محتوای خارجی نیز دارند که کاربران عادی میتوانند ار آن ها استفاده کنند  مانند فرم استخدام و ...

پورتال ها نسبت به وبسایت ها بسیار گسترده تر هستند و یک شرکت طراحی سایت مطمئنا قادر به طراحی یک پورتال سازمانی نیست زیرا اکثر سیستم های مدیریت محتوا برای وبسایت هایی مثل وبسایت فروشگاهی مورد استفاده قرار میگیرد. پورتال های سازمانی در مقیاس بزرگتر فنی قرار دارند به همین دلیل برای طراحی آن ها باید به دنبال شرکت هایی باشید که هدفشان راه کارهای فرایندهای سازمانی میباشد.

از جمله امکاناتی که یک پورتال سازمانی در اختیار کارکنان یک شرکت قرار میدهد شامل:

• مدیریت کردن اسناد و محتوا، دسته بندی کردن ان ها و...
• یکی از قابلیت های دیگر امکان ارتباط برقرار کردن کاربران با سازمان است که از طریق chat و messenger یا به صورت Forum، وبلاگ یا پست های الکترونیکی انجام میشود.
• امکان خصوصی سازی اطلاعات و محتواها و ظاهر پورتال و امکان استفاده از قالب شخصی را برای کاربران فراهم میکند.
• این امکان را برای مدیران فراهم میکند که یکسری اطلاعات را برای کاربران محدود کند. به عنوان مثال اطلاعات شرکای تجاری شرکت باید فقط در دسترس خودشان باشد نه مشتری و کارمندان شرکت.
• ارتباط نرم افزاری بین سیستم ها و نرم افزارهایی که در یک سازمان وجود دارد را ایجاد میکند که یکی از مهمترین تفاوت های سایت و پورتال سازمانی به حساب می آید.
• به صورت تمام وقت در هر زمان و مکانی میتواند خدمات به کاربران ارائه دهد.
• بسیار مقرون به صرفه است و بسیاری از هزینه های یک سازمان را کاهش میدهد.

پورتال ها در کل به سه دسته تقسیم میشوند:

1. پورتال اطلاعات سازمانی

دسترسی به اسناد، گزارش ها، پیام ها و... را در یک مکان فراهم میکند.

2. پورتال سازمانی نرم افزاری

بر اساس مشخصات کاربر دسترسی هایی متفاوت از شرکت و داده ها قرار خواهد داد.

3. پورتال سازمانی تخصصی

به این پورتال، پورتال نظارت نیز گفته میشود. این امکان را برای سازمان فراهم میکند که روی منابع انسانی سرمایه گذاری کرده و تجزیه و تحلیل اطلاعات را به هدف دسترسی راحت به دانش سازمانی برای کاربران را در اختیار قرار دهد.

طراحی پورتال سازمانی یک راه کاری است که میتواند خدمات بهتری را در سازمان ها ارائه دهد. شرکت ها به هدف اشتراک گذاری اطلاعات با پرسنل، مدیران، مشتریان، واسطه ها و دیگر بخش های وابسته باید برای طراحی پورتال سازمانی اقدام کنند. این پورتال ها علاوه بر اینکه باعث افزایش سرعت عملکردها  و کارایی سازمان میشوند امنیت داده ها را نیز بالا خواهند برد.